Se siete coinvolti in un progetto o in un qualsiasi gruppo di lavoro, se fate parte di una associazione o di un consiglio di amministrazione di una società, se partecipate ad una riunione condominiale potreste trovarvi nella situazione di dover scrivere il verbale di una riunione.

Nella stesura di un verbale occorre essere sintetici, essenziali ed esaustivi, cercando di rappresentare gli interventi, le osservazioni o le decisioni assunte in maniera oggettiva, senza interpretazioni personali, ambigue o fuorvianti. Il tempo dei verbi utilizzato è il presente.

Ma vediamo quali possono essere i contenuti di una ipotetica scaletta:

• dove e quando si è svolge la riunione, i partecipanti, gli assenti, il nome di chi presiede e quello del segretario verbalizzante;
• le questioni o i problemi ancora irrisolti;
• i (nuovi) argomenti posti in discussione all'ordine del giorno;
• gli interventi più significativi rappresentati in ordine temporale;
• i suggerimenti, le proposte, le conclusioni e le decisioni assunte;
• i compiti assegnati ad ognuno con indicazione delle rispettive scadenze;
• gli argomenti da trattare nella prossima riunione;
• l'ora di conclusione della riunione.

E' importante che il verbale venga approvato da tutti i partecipanti alla riunione o comunque da una maggioranza qualificata.